Un plan de comunicación dentro de cualquier empresa, es la hoja de ruta que define cómo, cuándo y de qué manera se van a relacionar los empleados o la empresa en su conjunto. Se elabora con el fin de cumplir los objetivos marcados.
El plan sirve para planificar de forma clara, ordenada y estratégica, los recursos, tanto materiales como humanos, de los que se dispone, tratar de optimizarlos y cumplir según lo acordado.
Toda institución ya sea pública o privada, debe de contar con un plan de comunicación que le guie y ayude a tenerlo todo bajo control, de manera interna y externa.
Índice de contenidos
1.Análisis de la situación
El análisis de la situación es el primer paso que hay que tomar dentro de un plan de comunicación. Se comienza realizando un diagnóstico y análisis de la situación en la que se encuentra en ese mismo momento la empresa, a través de un análisis DAFO.
Y te preguntarás que es un análisis DAFO. Es un método que te permite ver las principales debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades que tiene la entidad. De esta manera, nos ayuda a ejecutar y poner en práctica con más seguridad, el plan que queremos conseguir.
2. Objetivos
Una vez que sabemos en el punto en el que se encuentra la empresa, pasamos a definir cuáles van a ser los principales objetivos que queremos fijar.
Las acciones que se deciden tomar, nos llevarán a los objetivos establecidos previamente. De no ser así, el plan no tendrá ningún sentido.
Es conveniente que los objetivos sean estratégicos y específicos. Estratégicos, porque se espera de ellos que den unos resultados en un tiempo determinado. Y específicos, porque son unos en concreto que queremos alcanzar y exponer de forma clara y precisa, con el fin de poder lograr los resultados deseados. Cada uno de ellos debe ser concreto, claro, mensurable (para ver si se puede cumplir o no), coherente (debe encontrarse dentro de los datos recabados del análisis DAFO) y posible (para que pueda llegarse a alcanzar y sea real).
3. Público al que nos dirigimos
Antes de lanzar algo, debemos de medir y evaluar a quién nos queremos dirigir. Separar por un lado aquel público objetivo, del que no lo es.
Para saber cómo es tu público debes analizar en detalle que es aquello que les caracteriza y que información le resulta interesante. Y una vez recabados los datos, elaboramos el mensaje, la estrategia y las acciones posteriores.
El segmento que debes seguir para agrupar a tu público es:
- Sustancial: ver el peso o importancia que tiene para ser relevante dentro de la empresa.
- Definible: debemos desglosar sus características, para ver quién es nuestro público y quién no.
- Alcanzable: buscar el método para hacer llegar nuestro mensaje hasta el público, ya sea por medio de correos electrónicos, los medios de comunicación, las páginas web, etc.
4. Mensajes
El mensaje es clave en un plan de comunicación, ya que es la unión entre la empresa y su público. Se podría decir que es el billete de entrada a la vida de los clientes.
Deberá cumplir el objetivo estratégico diseñado, para terminar con las necesidades, gustos e intereses de nuestro público.
Y lo más importante dentro del mensaje, es el eslogan. Un buen claim que sea pegadizo y rompedor, hará que tus clientes tengan el producto constantemente en mente.
5. Acciones de comunicación
Las acciones comunicativas es una parte descriptiva donde se detallan todas y cada una de las acciones que se van a desarrollar. Es uno de los puntos más largos y con más información del plan.
Cuando los planes de comunicación son más elaborados, es recomendable que cada una de las acciones vaya con el objetivo con el que está relacionada y el púbico al que se quiere dirigir; para facilitar el proceso.
6. Cronograma
El cronograma ayuda a ver de forma ordenada y planificada, dónde se encuentra el proyecto dentro de una tabla, para ser más gráfico y visual. De esta forma, en un golpe de vista lo ves todo.
7. Presupuesto
El presupuesto incluye de forma detallada el coste de cada una de las acciones que se quieren llevar a cabo, desde las publicitarias, subcontrataciones, merchandising, etc.
Cuanto mayor sea el presupuesto, mejor será el servicio. Es conveniente invertir y sobre todo al principio, para poder empezar a dar forma y visibilidad a la empresa.
8. Evaluación y seguimiento
Los métodos de evaluación deben ser utilizados para medir el alcance de las acciones, si se cumplen los objetivos y si se alcanzan las expectativas propuestas.
Analizar cada dato ayuda a ver los resultados y da información para la continua realización de las acciones. O por el contrario, para hacer frente a posibles modificaciones, ya que deja ver lo que funciona y lo que no.
9. Bibliografía
La bibliografía es un documento para registrar toda aquella información que haya sido obtenida de alguna fuente exterior a la proporcionada por la empresa.
10. Anexo
El anexo incluye todas aquellas partes que no tienen cabida dentro de los apartados anteriores, pero deben quedar registradas en algún lugar concreto.
